Wat is een congres?

Wat is een congres?

Een congres is een één- of meerdaagse bijeenkomst van mensen die is toegespitst op een bepaald thema en informatieoverdracht als doel heeft. Centraal staat hier zowel luisteren naar sprekers als onderling discussiëren. Er wordt op een evenement als dit informatie overgedragen die belangrijk is voor een bedrijf of een branche. Het kan dan over verschillende onderwerpen gaan.

Bekijk hier een case die wij gedaan hebben voor Athlon.

Sprekers geven een congres betekenis

Op een congres zijn vrijwel altijd sprekers te vinden. Het gaat dan vaak om mensen die veel kennis van een vak of branche hebben (een hoogleraar, een jurist, etc.) of mensen die veel ervaring ergens mee hebben (veteranen, pesten op de werkvloer, etc.). Zij vertellen een verhaal met een bepaalde boodschap. De gedachte achter het event is dat het publiek deze boodschap begrijpt en meeneemt.

Het kan ook prima voorkomen dat een directeur of werkgever het woord neemt tijdens het evenement. Dit hangt maar net af van wat de boodschap is die de organisator wil uitdragen.

De duur van het congres

Hoe lang een bijeenkomst duurt varieert van één dag tot meerdere dagen. Dit is helemaal afhankelijk van de organiserende partij. Vaak geldt: hoe groter het evenement, hoe langer dit duurt. Niet altijd kan de juiste informatie in slechts één dag worden overgedragen. Het kan zijn dat er vele sprekers moeten worden ingevlogen. Om hen allemaal fatsoenlijk aan het woord te kunnen laten is soms een geheel weekend nodig.

Ook internationale gasten kunnen hier invloed op hebben. Wellicht vinden zij een ééndaags congres van maximaal een uur of twaalf het niet waard om vanuit het buitenland te komen.

Uiteraard wordt hier ook rekening gehouden met de autoriteit van de organiserende partij. Als dit bijvoorbeeld een relatief klein nationaal bedrijf is zal de organisatie van het event zeker anders zijn dan als een wereldwijd bekende medische instantie de organisatie verzorgt.

Voorbeelden van congressen

Congressen zijn er in vele soorten en maten. Over het algemeen worden er op een evenement als dit vele gasten verwacht. Deze gasten moeten vanzelfsprekend een connectie hebben met het onderwerp of het thema. Voorbeelden daarvan zijn legio.

Denk bijvoorbeeld aan een online marketing congres. Hier kunnen heel goed tips worden gedeeld om beter vindbaar te worden met je website. Verschillende sprekers kunnen hun zegje doen, waarna er ruimte voor de aanwezigen is om te discussiëren. In dit geval is het een prachtige kans om te netwerken en te ontdekken hoe andere marketeers hun strategieën aanpakken.

Maar ook een wetenschappelijk congres is een goed voorbeeld. Zo kun je denken aan een medisch congres, waarbij vele wetenschappers bij elkaar komen om de huidige medische wereld te beschouwen. Wellicht hebben sommige medici in de afgelopen tijd een belangrijke ontdekking gedaan, of wil de organisator dat alle aanwezigen een bepaalde kijk op een bepaald onderwerp krijgen.

Zakelijke congressen als visitekaartje

Het hoofddoel is dus informatie overdragen. Maar zakelijke congressen kun je ook perfect gebruiken als visitekaartje. Als organiserende partij laat je zien dat je er kennis van hebt. Breng mensen bij elkaar om je netwerk te vergroten en om nieuwe inzichten te vergaren.

Het evenement wordt meestal geopend en afgesloten met een praatje. Je kunt er bij een zakelijk congres voor kiezen om je eigen bedrijf hier nog even in te betrekken. Je bouwt hiermee een stukje autoriteit op. Kijk echter wel uit dat je niet naast je schoenen gaat lopen. Mensen komen nog steeds op een congres om wat te leren en niet om een bepaald bedrijf te aanbidden.

Focussen op de bezoeker

Er wordt bij het organiseren van een congres altijd gekeken naar de meerwaarde voor de bezoekers. Zij moeten voelen wat een congres betekent voor hen. Zij willen bijvoorbeeld door te discussiëren met collega’s nieuwe manieren vinden om hun workflow te verbeteren. Of gewoon naar de branche-goeroe luisteren en zijn of haar tips toepassen. Een congres heeft vaak exclusiviteit: op dit evenement wordt informatie gedeeld die ergens anders niet beschikbaar zal zijn.