Een congres is een bijeenkomst waar mensen met een gemeenschappelijke interesse of doel informatie, kennis en ervaringen uitwisselen. Het organiseren van een congres vergt veel voorbereiding, planning en coördinatie. Hier geven we enkele tips en aandachtspunten voor het verzorgen van een succesvol congres in Apeldoorn.
Apeldoorn is een stad in de provincie Gelderland, die bekend staat om zijn groene omgeving, historische gebouwen en culturele activiteiten. Apeldoorn heeft een goede bereikbaarheid, zowel met de auto als met het openbaar vervoer, en biedt een ruime keuze aan accommodaties, restaurants en faciliteiten voor congresgangers.
Voor elk budget
Creatief
Puntjes op de i
Netwerk van ervaren en frisse partners
Een congres organiseren: hoe pak je dat aan?
Of je nu in Apeldoorn of ergens anders een congres wilt organiseren, denk dan vooral eerst goed na over het doel, de doelgroep, het thema en het een programma in grote lijnen. Dit helpt om de inhoud, de sprekers, de locatie, de datum, de duur en het budget van het congres te bepalen. Het is belangrijk om rekening te houden met de wensen en behoeften van de potentiële deelnemers, en om hen tijdig te informeren en uit te nodigen voor het congres.
De belangrijkste stap bij het verzorgen van een kwalitatief en inhoudelijk congres is het regelen van de sprekers. Sprekers zijn essentieel voor het overbrengen van de inhoud en het thema van het congres, en voor het boeien en inspireren van de deelnemers. Het is daarom van belang om sprekers te selecteren die deskundig, ervaren en enthousiast zijn over hun onderwerp. En ook in staat zijn interactie met het publiek aan te gaan.
Maak vervolgens duidelijke afspraken met de sprekers over hun rol, hun verwachtingen, hun vergoeding en hun presentatiemateriaal.
Naast de sprekers bevat een congres doorgaans ook andere onderdelen zoals workshops, break-out sessies, discussies, netwerkmomenten, rondleidingen, entertainment of een sociale activiteit. Deze onderdelen zorgen voor afwisseling en interactie en maken het leuk. Het overbrengen van kennis en inhoud op andere manieren en een variatie in werkvormen zorgt ook voor een betere inhoudsoverdracht. Het geeft deelnemers de kans om (meer) te leren, hun mening te delen, te netwerken of te ontspannen. Het is van belang deze onderdelen goed te plannen, te organiseren en te begeleiden en om rekening te houden met de tijd, de ruimte, de benodigde materialen en de kosten die nodig zijn voor deze onderdelen.
Onze projecten
Wat East Side doet is divers en altijd net even anders. Van relatie evenementen tot campagne en merkactivatie. Een aantal van onze projecten zie je hieronder.
SHIMANO EUROPE
Eindejaarsevent
MIN. OCW - KANSENGELIJKHEID
Regiodagen Passend Onderwijs
Fotografie: Marleen Schlichting
Spoorwegmuseum
Strategisch advies eventkalender
Fotografie: Julièn Tweeboom
Gemeente Amsterdam
Inspiratiebijeenkomst
Neem contact op
MARIELLE BEEK
Woorden én daden voor het mooiste eindresultaat06 531 56 300
Wat is een geschikte locatie voor een congres in Apeldoorn?
Bij het kiezen van een locatie is het belangrijk om rekening te houden met de capaciteit, de indeling, de technische voorzieningen, de cateringmogelijkheden, de sfeer en de kosten van de locatie. Het is ook verstandig om de locatie vooraf te bezoeken en te overleggen met de contactpersoon of manager van de locatie over de facilitaire en praktische zaken.
Apeldoorn heeft verschillende locaties die geschikt zijn voor congressen, variërend in grootte, stijl en faciliteiten. Enkele voorbeelden zijn:
Congrescentrum Orpheus: een modern en multifunctioneel congrescentrum dat plaats biedt aan maximaal 2250 personen. Het beschikt over diverse zalen, een theater, een foyer, een restaurant en een parkeergarage. Het Congrescentrum Orpheus ligt vlakbij het centrum en het station van Apeldoorn, en is gemakkelijk bereikbaar met de auto of het openbaar vervoer.
Paleis Het Loo: een voormalig koninklijk paleis dat nu dienst doet als museum en evenementenlocatie. Paleis Het Loo heeft een historische en koninklijke uitstraling, en biedt verschillende mogelijkheden voor congressen, zoals de Balzaal, de Audiëntiezaal, de Tuinzaal en de Oranjerie. Paleis Het Loo ligt aan de rand van Apeldoorn, omringd door prachtige tuinen en bossen, en is bereikbaar met de auto of met een pendelbus vanaf het station.
De Cantharel: een sfeervol en duurzaam hotel dat zich richt op zakelijke gasten en congressen. De Cantharel beschikt over 20 vergaderzalen, 160 hotelkamers, een restaurant, een wellnesscentrum en een eigen moestuin. De Cantharel ligt aan de snelweg A1, op ongeveer 10 minuten rijden van het centrum van Apeldoorn, en heeft ruime parkeergelegenheid.
De regie van jouw congres door congresbureau East Side
Het verzorgen van een congres een complexe en uitdagende taak, die veel aandacht, communicatie en samenwerking vereist. Het is daarom aan te raden om een professioneel congresbureau of een ervaren congresorganisator in te schakelen om het congres te ondersteunen of te coördineren.
Congresbureau East Side kan je helpen met het vinden van de beste locatie, het regelen van de sprekers, het verzorgen van de inschrijvingen, het opstellen van het draaiboek, het regelen van de logistiek, het bewaken van het budget, het oplossen van problemen en het evalueren van het congres.
Als je wilt kunnen we de totale regie van jouw congres voeren. Zodat jij je handen vrij hebt tijdens het congres en zelf onderdeel kunt zijn als gast. Maar als jij liever deeltrajecten in eigen hand houdt, bijvoorbeeld een uitnodigingstraject, kan dat natuurlijk ook. Met elkaar maken we dan duidelijke afspraken wie wat precies doet en hoe we de onderdelen goed op elkaar laten aansluiten.
Prettig samenwerken is het allerbelangrijkste en samen gaan we voor het beste eindresultaat!
We werken door heel Nederland. Er is een duidelijke link met de regio Apeldoorn door onze roots en het feit dat onze senior projectmanager Brenda Mulder hier woont. Apeldoorn is dus extra bekend en lekker dichtbij dus.
