Hotelovernachting voor je evenement?

Hotelovernachtingen: tijd en geld

Bestaat jouw evenement uit meerdere dagen? Dan is het gepast om je gasten geheel te ontzorgen door hotelovernachtingen voor hen te boeken. De kans is groot dat mensen vanuit heel het land naar jouw evenementenlocatie komen. Hen elke avond wegsturen om zelf iets te zoeken is uit den boze. Realiseer je wel dat je dit mee moet nemen in je tijdsplanning en budget.

Reken de prijs door in je budget

Een overnachting in een gemiddeld hotel kost tussen de €80,- à €100,- per persoon, maar luxe hotels in grote steden en in drukke periodes kunnen veel prijziger zijn. Afhankelijk van de onderlinge relatie van de gasten is het wenselijk om aparte kamers te regelen. Deze keuze hangt uiteraard erg af van de gewenste uitstraling van jouw bedrijf of organisatie en die van het evenement. En wat is het thema? Wie zijn de gasten? Wellicht staat bij jouw evenement teambuilding tussen collega’s op de planning. Dan kan het juist leuk zijn om de gasten met meerdere personen per kamer in een ho(s)tel te laten verblijven. Of maak het een stukje uitdagender door een aantal tenten beschikbaar te stellen die per groep opgezet moeten worden om een slaapplaats te realiseren. Laat dit helemaal afhangen van jouw doelgroep, je gewenste uitstraling/imago en het thema van je evenement.

Checklist hotelovernachtingen regelen

Aan de hand van de volgende checklist kun je bepalen of het nodig is om overnachtingen te regelen. Het is aan te raden om bij een evenement van meerdere dagen rekening te houden met het verzorgen van een overnachting, ook voor crewleden. Deze elementen hebben invloed op je keuze:

• Het aantal bezoekers;
• De onderlinge relatie tussen bezoekers;
• Locatie van het evenement t.o.v. woonplaats bezoekers
  

  (TIP: altijd óf 0% óf 100% van de bezoekers een hotelovernachting aanbieden — niet slechts de drie bezoekers die niet op fietsafstand wonen. Hiermee voorkom je dat anderen zich buitengesloten kunnen voelen);

• Thema van je evenement
• De prijs van de hotelkamers;
• Je beschikbare budget;
• De beschikbaarheid van hotelkamers.

Zorg voor de juiste boodschap

Belangrijk is de boodschap die je overbrengt. Als je gasten een hotelovernachting verwachten en je geeft ze een kampeerovernachting dan kun je de plank misslaan. Je gasten zijn het hart van je bedrijf of organisatie: handel daar ook naar. Verzorg ze en zorg dat ze een leuke tijd hebben.

Zie het als een investering

Jij kunt ervoor zorgen dat je gasten het helemaal naar hun zin hebben tijdens je evenement. Door hen te laten weten dat jij zorgt voor overnachtingen, neem je hen deze stress uit handen. Dit zal positief werken op de manier waarop ze naar jouw bedrijf of organisatie kijken. Een (hotel)overnachting is niet gratis. Maar de relatie die je ermee opbouwt tussen (potentiële) klanten, leveranciers of relaties en jouw business is vaak veel meer waard. Zie het dus als een investering en schiet het idee niet direct al af.

Combineer de locatie en de overnachting

Het is een verstandige zet om rekening te houden met de afstand tussen je evenementenlocatie en de locatie van de overnachtingsplek. Je kunt deze afstand tot nul reduceren als je kiest om je evenement in het betreffende ho(s)tel te organiseren – of op dezelfde plek waar je gasten hun tenten opslaan. Of verzorg een goede pendelservice tussen evenementenlocatie en hotel. Maak het je gasten zo makkelijk mogelijk. Hoe minder zij zelf hoeven na te denken over dit onderwerp, hoe tevredener zij zullen zijn.