Een duidelijke planning van je evenement leidt tot succes

Stel de basiselementen vast en creëer een marge

Planning is een lastig onderdeel van het organiseren van een evenement. Er hangt veel van af en precies de juiste inschatting maken blijkt vaak lastiger dan gedacht.

Soms wordt de planning te soepel gehouden. Daardoor weet niet iedereen precies wat er verwacht wordt, omdat er alleen brede hoofdlijnen zijn bepaald.

En soms wordt de planning juist — bijna onrealistisch — straks ingepland waardoor elke uitloop al problematisch is. Denk aan de kleinste dingen die invloed hebben: een file bij leveranciers, gasten die tussendoor naar de wc moeten, de te overbruggen afstand tussen verschillende ruimtes waarin sprekers hun verhaal doen, et cetera.

Een planning is nodig voor zowel binnen het evenement (de invulling) als buiten het evenement (de organisatie).

De planning binnen het evenement (de invulling)

Voor dit onderdeel is het doel dat jouw gasten weten wat ze kunnen verwachten tijdens het evenement en wat er van hen wordt verwacht. Wat wordt de invulling van je dag of avond?

Verplaats je voor deze fase in de nog niets wetende bezoeker. Als organisator moet je al jouw voorkennis even kort vergeten: de gasten weten immers ook niet wat er als volgende gaat gebeuren. Zo krijg je het meest reële beeld de situatie.

De algemene invulling van een evenement bevat vaak meerdere gedeeltes. Afhangend van het type evenement moet je hiermee rekening houden. Zo zal er aan het begin een serieuze toon zijn om iedereen welkom te heten.

Waar op een beurs iedereen van begin tot eind vrij kan rondlopen, zal een congres met meerdere sprekers worden ingedeeld in blokken. Houd hierbij rekening met mensen die tussendoor willen roken, moeten toiletteren, drinken willen halen of wellicht een dringend zakelijk telefoontje moeten plegen.

Onderstaande afbeelding is een schematisch voorbeeld van een planning. Hoewel je dit wellicht in je hoofd hebt zitten, geeft het daadwerkelijk opschrijven hiervan veel inzicht. Zo ontdek je dingen die qua timing niet helemaal lekker op elkaar aansluiten als je ze uitwerkt. Uiteraard dien je je eigen planning ook met tijdstippen uit te werken.

Een paar tips voor een goede planning

Om je op weg te helpen met het opstellen van een gedetailleerd tijdsplan, noem ik hier alvast een aantal zaken op waar je rekening mee kunt houden. Vanzelfsprekend zijn deze aan te vullen met jouw eigen wensen:

• De aandachtsspanne van mensen is niet lang, deel sessies op in 45 minuten per sessie;
• In- en uitloop van ruimte naar ruimte neemt vaak meer tijd in beslag dan gedacht;
• Houd voor het vaststellen van begin- en eindtijden rekening met files en spitsuren op de weg en bij het openbaar vervoer;
• Waar activiteiten verdeeld zijn over meerdere ruimtes is een plattegrond met een routebeschrijving uitdelen een goed idee;
• Gun je gasten genoeg vrije tijd om bijvoorbeeld de (prachtige) locatie van het evenement beter te bekijken;
• Als je gebruik maakt van gepland vervoer zoals bussen geldt er een strikte vertrektijd, verschuif de eindtijd van je evenement naar voren omdat er altijd mensen blijven plakken;
• Zet de tijden en locaties van verschillende activiteiten duidelijk op een rij;
• Maak bij twee activiteiten op hetzelfde tijdstip extra duidelijk dat er gekozen moet worden, om verwarring te voorkomen.

Planning buiten het evenement (de organisatie)

Waar je voor moet waken is het foutief inschatten van de tijdsspanne buiten je evenement, oftewel de organisatie. Een evenement organiseren behelst over het algemeen altijd het bedenken van een concept/idee, het vooraf ontvangen van een impressie, het (spontaan) inplannen en bijwonen van contactmomenten met de betrokkene(n), een offerte-/budgetteringstraject, het uitvoeren van het event en een nacalculatie/evaluatie.

Stuk voor stuk onderdelen die wel eens langer kunnen duren dan je van tevoren denkt. Houd hier altijd rekening mee en vraag naar een inschatting hiervan bij de projectmanagementpartner waarmee je samenwerkt. Deze hebben al vaker te maken gehad met dit soort planningen en kunnen je een reëel beeld geven.

Je moet kunnen reageren op spontane problemen

De planning van de organisatie van een evenement is een lastig onderdeel. Vaak wordt dit onderschat. Er wordt dan wel rekening gehouden met de basiselementen (intropraatje, activiteiten en dankwoord), maar niet met zaken die spontaan kunnen opspelen.

Denk aan een productleverancier die failliet gaat, een band die dubbel geboekt blijkt of een vergunning die op het laatste moment wordt afgekeurd.

Als het (meer dan) een hele week duurt om op deze veranderingen te kunnen reageren, zal het gehele evenement worden uitgesteld. Omdat die optie niet mogelijk (en niet uitdraagbaar richting je gasten) is, calculeer je het beste een (ruime) tijdsmarge in.