Tips om de beste evenementenlocatie te kiezen

Een evenement organiseren is niet niks. Je moet je goed voorbereiden op het nemen van vele beslissingen. Eén daarvan is het kiezen van de beste evenementenlocatie. Waar ga jij je beurs, congres, jubileumfeest of ander event laten plaatsvinden?

Waar baseer je die keuze op en waarom ga je uiteindelijk voor een bepaalde optie? Misschien heb je vooraf al een idee welke locatie je wilt kiezen. Maar is die gepast voor het type evenement dat jij organiseert?

Checklist voor het kiezen van je evenementenlocatie

Ook moet een locatie voldoen aan een aantal factoren. Door hier vooraf goed naar te kijken, voorkom je gezeur achteraf. Gebruik onderstaande checklist om te kijken met welke facetten jij rekening kunt houden bij het bepalen van de evenementenlocatie:

• • Bereikbaarheid

Wellicht beschikt niet iedere genodigde over een auto of ander zelfstandig vervoer. Vooral voor hen is het belangrijk dat ze de eventlocatie ook goed met het openbaar vervoer kunnen bereiken.

• • Capaciteit

Van te voren dien je altijd aan te geven met hoeveel personen je denkt te komen. Maak vooraf een inschatting, zodat je een te grote of te kleine zaal voorkomt.

• • Tafels en stoelen

In het verlengde van de capaciteit ligt het meubilair: zorg ervoor dat jij zeker weet dat jouw gasten allemaal een zitplek hebben als dat nodig is voor jouw evenement.

• • Parkeergelegenheid

Voor de gasten die wel met eigen vervoer komen moeten uiteraard ergens hun auto of fiets kwijt. Check altijd of er gelegen aan de locatie voldoende parkeerplaatsen beschikbaar zijn. Houd hierbij rekening met zaken als een eventuele blauwe kaart of parkeerkosten.

• • Laadpalen

Houd er rekening mee dat gasten wellicht beschikken over een elektrische auto die opgeladen moet worden. Voor hen is het fijn als jij van te voren nadenkt over de aanwezigheid van laadpalen, zodat zij niet zelf hoeven te zoeken naar oplossingen.

• • Toegankelijk voor mindervaliden

Vraag ALTIJD of een locatie ook toegankelijk is voor mensen die mindervalide zijn. Wanneer het voor je mindervalide gasten lastig is om binnen en buiten te komen, moet je een andere locatie kiezen.

• • Garderobe

Mensen die jassen en tassen meenemen naar het evenement willen deze vaak niet continu meesjouwen. Zorg voor de mogelijkheid om deze spullen veilig op te (laten) bergen.

• • Catering

Vraag altijd of er een keuken beschikbaar is vanuit waar catering geleverd kan worden. En als dat er niet is: vraag dan of je je eigen catering kunt gebruiken.

• • Verwarming en ventilatie

Hoewel je er van uit mag gaan dat elke locatie goed geventileerd is en de mogelijkheid heeft tot verwarming, is het altijd verstandig om hier van tevoren naar te vragen en wellicht zelfs een locatiecheck uit te voeren.

• • Veiligheid

Hoe is het geregeld met de nooduitgangen? Is hier voldoende aandacht aan gegeven vanuit de locatie? Kan bij een calamiteit iedereen veilig te deur uit, inclusief mindervaliden?

• • Internetaansluiting

Voor sommige evenementen is het wenselijk om te beschikken over internet. Niet elke evenementlocatie beschikt standaard over een aansluiting hiervoor, dus vraag dit altijd na.

• • Hotelkamers in de buurt

Komen er op jouw evenement gasten die ver moeten reizen? Of duurt jouw evenement meerdere dagen? Biedt je gasten dan het comfort van hotelkamers in de buurt van de eventlocatie.

• • De akoestiek

Staat er muziek centraal of komen er sprekers op jouw evenement? Regel dan een locatie met een goede akoestiek. Kom je hier te laat achter dan is er van beiden op het moment suprême niets te verstaan.

Het evenement heeft invloed op je imago

Wanneer je een evenement gaat organiseren is het essentieel dat je de juiste locatie uitkiest. Aan bovenstaande checklist (die immer nog aangevuld kan worden met jouw specifieke eisen) kun je zien hoe doordacht dit proces moet zijn.

De locatie van het evenement bepaalt namelijk de uitstraling van jouw bedrijf of organisatie. Kies je voor een luxe kasteel waar het wow-effect gegarandeerd aanwezig zal zijn? Of ga je voor een loods op een industrieterrein?

Houd altijd de gasten in gedachten die nog geen kennis hebben gemaakt met jouw bedrijf of organisatie. De eerste indruk is belangrijk voor hen. Zorg dus dat je een evenementenlocatie kiest die aansluit bij wat jouw business of merk wil uitstralen.

Regel je alles tot in de puntjes? Dan kom je ook punctueel over op de gasten. Daarmee scoor je vanzelfsprekend altijd punten. Of het nou bij werknemers, collega’s, klanten of leveranciers is.

Het tegenovergestelde is tevens waar: kies je voor een goedkopere oplossing waarbij je inlevert op bepaalde factoren? Dan heeft dat zeker effect op je imago. Het beeld dat je gasten van je evenement hebben nemen zij over als ze naar jouw business kijken.

Welke soorten locaties zijn er?

Een passende evenementenlocatie huren speelt een rol in de manier waarop jouw bedrijf of organisatie gezien wordt. Maar wat kun je nu het beste kiezen? Er zijn vele opties die jij kunt overwegen. Zorg ervoor dat je de optie kiest die het beste aansluit bij het thema van je evenement, de missie en visie van je bedrijf of organisatie en bij de eventuele wensen van je gasten. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• Restaurants;
• Theaterzalen;
• Bowlingbanen;
• Kastelen;
• Vergaderzalen;
• Een boot;
• Een (oude) trein;
• Kerken;
• Sportcomplexen;
• Attractieparken;
• Boerderijen;
• Golfbanen;
• Paviljoens;
• Tenten;
• Een huisfeest;

Uiteraard zijn er vele mogelijkheden waar je jouw evenement kunt organiseren. Bedenk hierbij dat een evenement als een unieke gebeurtenis wordt beschouwd. Een mogelijkheid waarmee jij je bedrijf of organisatie op de kaart kunt zetten. Het is daarom aan te raden om te investeren in een passende locatie voor je event. Verras je gasten en bied net de ene beetje meer.