Congres organiseren? 5 tips voor meer effect!

Ga jij binnenkort een congres organiseren? East Side biedt jou 5 handige tips voor het organiseren van een congres, voor zowel digitaal, hybride, online of gewoon op locatie. Een congres of conferentie is ideaal om kennis en informatie uit te wisselen binnen jouw sector. Met onze tips zal jouw congres meer effect hebben en een ware beleving voor de bezoekers worden.

Onze 5 tips voor het organiseren van een congres zijn gemakkelijk uitvoerbaar. Lees snel verder en ga aan de slag met jouw congresorganisatie!

• Begin direct met een draaiboek

Bij een congres komt veel organisatie kijken, zoals de vele afspraken die gemaakt moeten worden en alle dingen die je moet regelen. Denk aan spreektijd, pauzes, licht, geluid en wie er gebeld moet worden bij eventuele calamiteiten. Door direct met een duidelijk draaiboek te starten, houd je overzicht van begin tot eind. Het vormt de basis en zorgt ervoor dat tijdens het congres organiseren  jij en alle betrokkenen precies weten waar jullie aan toe zijn.

Starttip:

Begin met een eenvoudige lijst, gewoon op papier of in een document. Zet daar een paar basispunten op, zoals wie er spreekt, hoeveel tijd je hebt en belangrijke contactgegevens. Gaandeweg werk je dat verder uit.

Lees meer over je eigen draaiboek maken voor jouw evenement.

• Plan een realistisch programma

Een programma dat uitloopt is vaak een grote ergernis van bezoekers van een congres. De bezoeker heeft hier namelijk geen rekening mee gehouden. Loopt het congres onverwacht uit, dan heeft men vaak al minder aandacht voor het congres. De aandacht gaat dan meer naar zaken zoals op tijd thuis zijn voor de kinderen, files vermijden of een vervolgafspraak.

Hoe je dit kunt voorkomen?

• Zorg ervoor dat het programma realistisch is.
• Houd voldoende tijd over voor een pauze, zodat mensen even naar het toilet kunnen of even een praatje met iemand kunnen maken.
• Brief de sprekers duidelijk. Stem af hoeveel tijd er voor hun presentatie inclusief vragen is.
• Monitor de tijd met bijvoorbeeld een afkijkscherm met aftelklok of een afgesproken handgebaar.

Kies er nooit voor om pauzes te verkorten of de borrel later te beginnen. Mensen zijn gesteld op hun vrije tijd. De pauzes en borrels worden door bezoekers doorgaans als de belangrijkste momenten van een congres gezien. Dit geeft hen namelijk de mogelijkheid om te netwerken met andere bezoekers.

• Maak je congres interactief

Een uur achter elkaar naar een verhaal van een spreker luisteren, dat is niet iets waar bezoekers op zitten te wachten. Doorgaans hebben mensen een tijdspanne van 20 minuten waarin zij geconcentreerd naar een verhaal kunnen luisteren. Maak de presentaties dan ook niet langer dan dat tijdens het organiseren van je congres.

Een presentatie van 20 minuten, met daarin een vragenblok of interactie van 10 minuten, voldoet dus prima. De bezoekers hebben zo hun volledige aandacht erbij en onthouden de boodschap van de spreker hierdoor ook beter. Je hoeft ook niet iedere spreker evenveel tijd te geven. Een beetje afwisseling in spreektijd is prettiger voor het publiek, zo kunnen zij hun aandacht langer vasthouden.

Als je daarnaast de mogelijkheid biedt om vragen te stellen of tussentijds te reageren, leidt dit tot interactie. De spreker reageert en anderen kunnen hier weer op inspringen.

Onthoud:

Mensen praten graag over hun eigen ervaringen en kennis. Geef hen hier dan ook de ruimte voor. Door hier op een creatieve manier mee om te gaan, komen mensen met elkaar in contact en wisselen zij onderling weer informatie uit. En dat is precies waar een congres organiseren om draait!

Bekijk hoe East Side het Nationaal congres tegen discriminatie en racisme van NCDR interactief maakte.

• Gebruik alle kanalen voor maximale betrokkenheid

Social media is perfect om al het nieuws rondom een openbaar congres onder de aandacht te brengen bij grote groepen mensen.

Met slechts eenvoudige social media berichten kun je mensen al op de hoogte houden over het congres. Ook zijn er talloze goede event apps waarbinnen alles rondom het congres – zowel voor, tijdens als na het congres – onder de aandacht kan worden gebracht. Wat ook goed werkt is een speciale hashtag voor het congres. Vervolgens kun je tijdens het congres alle berichten met deze hashtag verzamelen op een Livewall. Hier kan het publiek dan weer direct op reageren. Zo zorg je voor nog meer interactie tijdens het congres.

Op locatie:

• Zorg voor stabiel internet met voldoende bandbreedte voor het aantal bezoekers.
• Communiceer het wifi-wachtwoord in presentatieslides en op meerdere plekken verspreid over de locatie (zeker belangrijk bij een digitaal congres organiseren).
• Voorzie oplaadpunten en kabels voor meerdere merken mobiele telefoons, zeker als gasten hun mobiel nodig hebben in het programma om interactie te hebben (bijvoorbeeld bij stemrondes of feedback geven).

Vergeet niet:

• Stuur de bezoekers ruim van tevoren een mail met praktische informatie.
• Denk aan informatie over de aanwezigheid van catering, wifi, oplaadpunten en een eventuele dresscode.
• Zet social media in voor praktische updates rondom het congres.
• Herhaal één dag voor het congres dat mailbericht. Dan is het congres top of mind en heeft elke bezoeker het ook snel teruggevonden.

Een online congres organiseren? Ontdek onze 6 stappen naar een online event dat wél werkt.

• Help deelnemers elkaar makkelijk vinden

Onze 5 tips voor een congres organiseren eindigen met een eenvoudige maar vaak onderschatte tip: zorg voor naambadges die goed leesbaar zijn.

Wat is het doel van naambadges?

Een naambadge zorgt ervoor dat deelnemers makkelijker elkaars namen kunnen onthouden. Ook zijn deze handig wanneer je naar iemand op zoek bent. Maar naambadges zijn op veel congressen vaak vrij klein.

Een simpele oplossing hiervoor is: het vergroten van de naambadges of te kiezen voor een goed leesbaar font. Zo kun je ook van een afstand iemands naam of organisatie lezen, wat effectief is in het leggen van contacten.

Aan de slag met onze 5 tips voor een congres organiseren

Wil jij ook een succesvolle conferentie of misschien een inspirerend symposium organiseren? Gebruik onze 5 tips om je eigen congres organiseren stappenplan op te stellen.

Heb je al een idee, maar weet je niet precies hoe je verder moet? Of weet je niet hoe je op de beste wijze een draaiboek kunt samenstellen of interactie met het publiek kunt realiseren? East Side helpt je graag verder! Bij elke stap in je congres organiseren stappenplan staan we voor je klaar, of je nu een fysiek event plant of bezig bent met een digitaal congres organiseren.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Of kijk eens rustig rond in ons portfolio.