5 Tips voor het organiseren van een congres

Congres gepland? Lees onze 5 tips voor het organiseren van een congres

Ben je van plan om binnenkort een congres te organiseren? East Side biedt jou 5 handige tips voor het organiseren van een congres. Een conferentie is ideaal om kennis en informatie uit te wisselen binnen jouw sector. Met onze tips, zal jouw congres meer effect hebben en een ware beleving voor de bezoekers worden. Onze 5 tips voor het organiseren van een congres zijn gemakkelijk uitvoerbaar. Lees snel verder en ga aan de slag!

Naambadges vergroten

Onze 5 tips voor het organiseren van een congres begint bij de eerst eenvoudige tip: zorg ervoor dat je naambadges vergroot. Maar wat is eigenlijk het effect van naambadges? Een naambadge zorgt ervoor dat deelnemers makkelijker namen kunnen herinneren. Ook zijn deze handig wanneer je naar iemand op zoek bent. Echter zijn naambadges doorgaans vrij klein. Een handige oplossing hiervoor is het vergroten van de naambadges. Zo kun je van een afstand iemands naam lezen, wat effectief is in het leggen van contacten.

Draag zorg voor timemanagement

Een programma dat uitloopt is vaak een grote ergernis van bezoekers van een congres. De bezoeker heeft hier namelijk niet de gehele dag voor vrijgemaakt. Loopt het congres onverwacht uit, dan heeft men vaak al minder oog voor het congres. De aandacht gaat dan meer naar zaken zoals op tijd thuis zijn voor de kinderen of een vervolgafspraak. Hoe je dit kunt voorkomen? Zorg ervoor dat het programma van het congres realistisch is. Houd voldoende tijd over voor een pauze, zodat mensen even naar het toilet kunnen of even een praatje met iemand kunnen maken. Geef je bezoekers de tijd en ruimte die ze wensen.

Ook is het van belang een duidelijke briefing met de sprekers te houden. Vertel hen hoeveel tijd er voor presentaties en vragen is. Om dit te waarborgen kun je gedurende een presentatie de tijd bijhouden door middel van bordjes. Deze houd je 10 minuten voor het einde omhoog, zodat de spreker weet dat er nog 10 minuten spreektijd is.

Kies er nooit voor om pauzes te verkorten of de borrel later te beginnen. Mensen zijn gesteld op hun vrije tijd. De pauzes en borrels worden door bezoekers doorgaans als de belangrijkste momenten van een congres gezien. Dit geeft hen namelijk de mogelijkheid om te netwerken met andere bezoekers.

Om het congres zo aangenaam mogelijk te maken, kun je ook kiezen voor het maken van een break-out ruimte. Zo kunnen bezoekers zich even terugtrekken om in rust te netwerken.

Zet social media in

Social media is perfect om al het nieuws rondom het congres onder de aandacht te brengen bij grote groepen mensen. Met slechts eenvoudige tweets of Facebookberichten kun je mensen al op de hoogte houden over de gang van zaken. Denk aan het WiFi-wachtwoord van de locatie, waar oplaadpunten zitten, enzovoort. Ook kun je zo op een goede manier interactie met de doelgroep creëren. Dit maakt dat het congres al leeft nog voordat deze plaatsvindt.

Zorg ervoor dat je de bezoekers ruim van tevoren een mail stuurt met praktische informatie. Denk aan informatie over de aanwezigheid van catering, Wifi, oplaadpunten en een eventuele dresscode. Zet social media in voor praktische updates rondom het congres.

Ook tijdens het congres kun je social media inschakelen. Zo kun je een Livewall maken met posts over het congres. Hier kan het publiek dan weer direct op reageren. Zo zorg je voor meer interactie tijdens het congres en blijft de conferentie levend.

Zorg voor een interactief congres

Twee uur achter elkaar naar het verhaal van een spreker luisteren, dat is niet iets waar bezoekers op zitten te wachten. Doorgaans hebben mensen een tijdspanne van 20 minuten waarin zij geconcentreerd naar een verhaal kunnen luisteren. Maak de presentaties dan ook niet langer dan dat. Een presentatie van 20 minuten, met daarin een vragenblok van 10 minuten, voldoet prima. De bezoekers hebben zo hun volledige aandacht erbij en onthouden de boodschap van de spreker hierdoor ook beter. Geef echter niet iedere spreker evenveel tijd. En afwisseling in de spreektijd, is prettiger voor het publiek. Zo kunnen zij hun aandacht langer vasthouden. Als je de mogelijkheid biedt om vragen te stellen, leidt dit tot interactie. De spreker reageert op vragen en anderen kunnen hier weer op inspringen. Zorg ook voor interactieve onderdelen in het programma. Mensen praten graag over hun eigen ervaringen en kennis. Geef hen hier dan ook de ruimte voor tussen een discussieronde of debat. Door hier op een creatieve manier mee om te gaan, komen mensen met elkaar in contact en wisselen zij onderling weer informatie uit. Een congres draait namelijk geheel om het uitwisselen van informatie.

Zorg voor een goed draaiboek

Wat niet mag ontbreken in onze 5 tips voor het organiseren van een congres, is het maken van een draaiboek. Door een duidelijk draaiboek te maken, weten jij en de deelnemende partijen precies waar jullie aan toe zijn. Hier staan alle afspraken in omtrent spreektijd, pauzes, licht, geluid en wie er gebeld dient te worden bij eventuele calamiteiten.

Aan de slag met onze 5 tips voor het organiseren van een congres

Wil jij ook een succesvolle conferentie? Neem dan onze 5 tips voor het organiseren van een congres in acht. Heb je al een idee, maar weet je niet precies hoe je verder moet? Of weet je niet hoe je op de beste wijze een draaiboek kunt samenstellen? East Side helpt je graag verder! Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.