5 Tips voor het organiseren van een congres

Congres gepland? Lees onze 5 tips voor het organiseren van een congres

Ben je van plan om binnenkort een congres te organiseren? East Side biedt jou 5 handige tips voor het organiseren van een congres. Een congres of conferentie is ideaal om kennis en informatie uit te wisselen binnen jouw sector. Met onze tips zal jouw congres meer effect hebben en een ware beleving voor de bezoekers worden. Onze 5 tips voor het organiseren van een congres zijn gemakkelijk uitvoerbaar. Lees snel verder en ga aan de slag!

Werk met goed leesbare naambadges

Onze 5 tips voor het organiseren van een congres begint bij de meest eenvoudige tip: zorg ervoor dat de naambadges goed leesbaar zijn.

Wat is eigenlijk het doel van naambadges? Een naambadge zorgt ervoor dat deelnemers makkelijker elkaars namen kunnen onthouden. Ook zijn deze handig wanneer je naar iemand op zoek bent. Maar naambadges zijn op veel congressen vrij klein. Een simpele oplossing hiervoor is het vergroten van de naambadges of te kiezen voor een goed leesbaar font. Zo kun je ook van een afstand iemands naam of organisatie lezen, wat effectief is in het leggen van contacten.

Draag zorg voor goed timemanagement

Een programma dat uitloopt is vaak een grote ergernis van bezoekers van een congres. De bezoeker heeft hier namelijk geen rekening mee gehouden. Loopt het congres onverwacht uit, dan heeft men vaak al minder aandacht voor het congres. De aandacht gaat dan meer naar zaken zoals op tijd thuis zijn voor de kinderen, files vermijden of een vervolgafspraak. Hoe je dit kunt voorkomen? Zorg ervoor dat het programma van het congres realistisch is. Houd voldoende tijd over voor een pauze, zodat mensen even naar het toilet kunnen of even een praatje met iemand kunnen maken. Maar ook om eventuele uitloop al op te vangen.

Verder is het van belang de sprekers duidelijk te briefen. Stem duidelijk met hen af hoeveel tijd er voor hun presentatie inclusief vragen is. Om de tijd tijdens de presentatie te monitoren kun je werken met een afkijkscherm met aftelklok voor de spreker. Of spreek van tevoren af dat je bijvoorbeeld 10 en 5 minuten voor het einde van de presentatie een afgesproken handgebaar maakt, zodat de spreker weet hoeveel spreektijd er nog is.

Kies er nooit voor om pauzes te verkorten of de borrel later te beginnen. Mensen zijn gesteld op hun vrije tijd. De pauzes en borrels worden door bezoekers doorgaans als de belangrijkste momenten van een congres gezien. Dit geeft hen namelijk de mogelijkheid om te netwerken met andere bezoekers.

Benut alle communicatiekanalen

Social media is perfect om al het nieuws rondom een openbaar congres onder de aandacht te brengen bij grote groepen mensen. Met slechts eenvoudige social media berichten kun je mensen al op de hoogte houden over het congres. Ook zijn er talloze goede eventapps waarbinnen alles rondom het congres – zowel voor, tijdens als na het congres – onder de aandacht kan worden gebracht. Wat ook goed werkt is een speciale hashtag voor het congres. Vervolgens kun je tijdens het congres alle berichten met deze hashtag verzamelen op een Livewall. Hier kan het publiek dan weer direct op reageren. Zo zorg je voor nog meer interactie tijdens het congres.

Zorg op locatie voor stabiel internet met voldoende bandbreedte voor het aantal bezoekers, communiceer het wifi wachtwoord in presentatieslides en op meerdere plekken verspreid over de locatie. Zorg voor oplaadpunten en kabels voor meerdere merken mobiele telefoons, zeker als gasten hun mobiel nodig hebben in het programma om interactie te hebben (zoals bij stemrondes, feedback geven etc.)

Stuur de bezoekers ruim van tevoren een mail met praktische informatie. Denk aan informatie over de aanwezigheid van catering, wifi, oplaadpunten en een eventuele dresscode. Zet social media in voor praktische updates rondom het congres. En 1 dag voor het congres herhaal je dat mailbericht. Dan is het congres top of mind en heeft elke bezoeker het ook snel terug gevonden.

Zorg voor een interactief congres

Een uur achter elkaar naar een verhaal van een spreker luisteren, dat is niet iets waar bezoekers op zitten te wachten. Doorgaans hebben mensen een tijdspanne van 20 minuten waarin zij geconcentreerd naar een verhaal kunnen luisteren. Maak de presentaties dan ook niet langer dan dat. Een presentatie van 20 minuten, met daarin een vragenblok van 10 minuten of andere interactie, voldoet prima. De bezoekers hebben zo hun volledige aandacht erbij en onthouden de boodschap van de spreker hierdoor ook beter. Geef echter niet iedere spreker evenveel tijd. En afwisseling in spreektijd, is prettiger voor het publiek. Zo kunnen zij hun aandacht langer vasthouden. Als je de mogelijkheid biedt om vragen te stellen of tussentijds te reageren, leidt dit tot interactie. De spreker reageert en anderen kunnen hier weer op inspringen. Zorg voor interactieve onderdelen in het programma. Mensen praten graag over hun eigen ervaringen en kennis. Geef hen hier dan ook de ruimte voor. Door hier op een creatieve manier mee om te gaan, komen mensen met elkaar in contact en wisselen zij onderling weer informatie uit. En dat is precies waar een congres om draait!

Maak een goed draaiboek

Wat niet mag ontbreken in onze 5 tips voor het organiseren van een congres, is het maken van een draaiboek. Door een duidelijk draaiboek te maken, weten jij en de deelnemende partijen precies waar jullie aan toe zijn. Hier staan alle afspraken in omtrent spreektijd, pauzes, licht, geluid en wie er gebeld moet te worden bij eventuele calamiteiten.

Aan de slag met onze 5 tips voor het organiseren van een congres

Wil jij ook een succesvolle conferentie? Neem dan onze 5 tips voor het organiseren van een congres in acht. Heb je al een idee, maar weet je niet precies hoe je verder moet? Of weet je niet hoe je op de beste wijze een draaiboek kunt samenstellen of interactie met het publiek kunt realiseren? East Side helpt je graag verder! Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.