In 6 stappen een online event organiseren dat wél werkt

Een online event organiseren betekent niet per se dat je live compleet vervangt. Het is een manier om slimmer om te gaan met tijd, budget en impact. En soms is het gewoon de beste oplossing. Denk aan een internationaal online congres organiseren, een hybride event met deels live en deels online deelnemers, of een interactief webinar als onderdeel van een grotere campagne.

Maar eerlijk is eerlijk: een goede online ervaring organiseren is iets anders dan een Zoom-linkje rondsturen en hopen op aandacht. Er komt meer bij kijken. In dit blog nemen we je stap voor stap mee door het proces van een online evenement organiseren.

Benieuwd naar de live én online events die we organiseren bij East Side? Neem een kijkje in ons portfolio.

Stap 1: begin met de inhoud, niet met de tool

Wat wil je bereiken? En bij wie? Pas als dat helder is, kies je het juiste middel. Een online event organiseren is geen doel op zich. Het is een manier om mensen mee te nemen in jouw verhaal.

Dus: ga eerst op zoek naar het centrale idee. Gaat het om kennisdelen? Activeren? Verbinden? Of moet het vooral aanzetten tot verandering? Deze vragen helpen bepalen of je een compact online seminar organiseert, een meerdaags online congres of een hybride event met fysieke én digitale beleving.

Een maatschappelijk thema vertalen naar een online evenement én campagne? Zie onze aanpak voor de Joke Smitprijs voor het ministerie van OWC.

Stap 2: Maak het persoonlijk en interactief

Online events organiseren vraagt om meer dan een zender-ontvanger-opstelling. Juist omdat je schermtijd concurreert met andere schermtijd, moet je prikkelen. Interactie is geen leuke toevoeging, maar een must.

Denk aan polls, live Q&A’s, break-out rooms, gezamenlijke whiteboards of een digitale escaperoom. En vergeet het menselijke niet. Een goede host of moderator maakt het verschil tussen ‘gewoon kijken’ en ‘mee wíllen doen’.

Zo werd een online kerstevent persoonlijk en interactief voor honderden medewerkers tegelijk: X-Mas Show van Shimano Europe.

Stap 3: Zorg dat het technisch klopt én past bij je boodschap

Een foutloze livestream is fijn. Maar techniek is pas waardevol als het je boodschap versterkt. Dus: kies een platform dat past bij wat je wilt vertellen. Wil je dat mensen samen kunnen werken? Dan is een platform met live samenwerkingstools handig. Wil je juist dat er visuele impact is? Kijk dan naar studio-opties of animatie-integratie.

En belangrijk: test alles. Het liefst meerdere keren. Met echte mensen en in de juiste context.

Hoe verbind je 14 landen in één hybride event? Dat lieten we zien tijdens Shimano on Tour.

Stap 4: Bouw het als een campagne, niet als een moment

Een online event organiseren stopt niet bij “Tot de volgende keer!”. Dat is juist het begin. Als je impact wil maken, denk je in herhaling en verdieping.

Vooraf: laat mensen al kennis maken met het thema, de sprekers of elkaar. Bijvoorbeeld via een serie korte video’s of interactieve content. Tijdens het evenement zelf: zorg voor duidelijke structuur, afwisseling in formats, en momenten van rust.

Achteraf: bied terugkijken aan, stuur een samenvatting, start een gesprek op via een community of platform. Herhaling zorgt voor blijvende impact.

Stap 5: Denk duurzaam, óók online

Een online event organiseren lijkt automatisch duurzamer dan een live event. Minder reizen, minder catering, minder materiaal. Maar dat betekent niet dat het vanzelf goed zit.

Duurzaam online organiseren betekent ook: geen overbodige schermtijd, slimme keuzes in platform (energiegebruik!), inclusieve toegang (denk aan ondertiteling, gebruiksvriendelijkheid) en het beperken van digitale ‘waste’ (onnodige opnames, bestanden, spam).

Als je hybride events organiseert, kun je nog verder gaan. Denk aan de locatiekeuze, vervoer van crew, hergebruik van decors, energie-efficiënte techniek, en het betrekken van lokale leveranciers. Een goede voorbereiding maakt het verschil.

Bekijk hoe East Side duurzaam organiseert & gebruik onze gratis checklist.

Stap 6: Evalueer en verbeter

Een online evenement organiseren is nooit af. Elk event leert je iets nieuws. Vraag feedback van deelnemers, sprekers én je eigen team. Wat werkte goed? Waar haakte men af? Wat had beter gekund? En niet te vergeten: wat ga je een volgende keer anders doen?

Leg je lessen vast. Gebruik ze in je voorbereiding op het volgende online event, of bij het organiseren van een hybride event. Zo bouw je stap voor stap aan een aanpak die steeds beter werkt.

Samen een online event organiseren dat werkt?

Heb je ideeën maar weet je niet goed waar te beginnen? Of al een opzet liggen, maar nog zoekende naar de juiste vorm? Dan is het slim om met mensen te praten die vaker online event organiseren.

We maken bij East Side al jaren online en hybride events die écht werken. Niet omdat we de meeste tools hebben, maar omdat we goed luisteren, scherp kiezen en creatief uitvoeren. De kracht zit in de voorbereiding, of je nu een groot online congres organiseert of een kleinschalige interactieve sessie. 

Benieuwd naar hoe dat eruitziet? Neem gerust een kijkje in ons portfolio of stuur een berichtje.