Hoe wij betekenisvolle én groene events creëren

Duurzaamheid als rode draad

Een live event is een krachtige manier om mensen écht te raken, hen nieuw perspectief te bieden en in beweging te brengen. Tegelijkertijd kan een grootschalige bijeenkomst ook een flinke impact hebben op het milieu en voelt het soms onnodig vervuilend. Wij geloven dat evenementen niet alleen onvervangbaar zijn wanneer het gaat om échte verbinding, maar dat ze ook duurzaam kunnen zijn als je er bewust en doordacht mee omgaat. Met oog voor de omgeving, de mensen en de materialen.

Lees hier hoe wij bij East Side onze events op een duurzame manier organiseren, van de allereerste voorbereiding tot de evaluatie achteraf.

Meer dan een eenmalige bijeenkomst

Ons uitgangspunt: een event staat nooit op zichzelf. Gedragsverandering en leren hebben herhaling nodig voordat het beklijft. Daarom beschouwen we een live event altijd als onderdeel van een bredere campagne. Die campagne kan meerdere middelen bevatten, zoals een voortraject waarin mensen zich online voorbereiden, samen reizen organiseren en alvast kennis maken.

Het live moment is dan een van de hoogtepunten, waarna de boodschap en de nieuwe verbindingen doorlopen in een vervolgtraject.

Duurzaamheid in de volledige totstandkoming

We werken met een duidelijke structuur: voordat er überhaupt sprekers op een podium verschijnen, kijken we naar de inhoud en de strategie. Welke doelen willen we bereiken? Hoeveel tijd is er nodig om die doelen te verankeren bij de deelnemers? Moet er bijvoorbeeld eerst een activatie zijn, een website of app om mensen in de stemming te brengen? Vervolgens vertalen we dat naar de manier waarop het live event eruitziet. Zo ontstaat een totaalconcept dat méér is dan een eenmalige bijeenkomst.

Voorbereiding: samen kiezen voor duurzaamheid

Echte duurzaamheid gaat niet alleen over ‘groene’ materialen of biologisch eten. Het zit in het hele proces van concept tot uitvoering. In deze fase stellen we kritische vragen: is een live event op de gewenste schaal echt noodzakelijk? Kunnen we met een hybride of online component onnodig reizen beperken? Hoe zorgen we voor inclusiviteit en diversiteit, zodat iedereen zich welkom voelt?

Duurzaamheid checklist

Tijdens de voorbereiding gebruiken we een checklist met categorieën als locatie, catering, vervoer, afval en energie. Samen met onze opdrachtgevers maken we afspraken: welke punten wil je écht afvinken om tot een groen en bewust event te komen? Denk aan een locatie die beschikt over een Green Key-keurmerk, het weren van plastic flessen en disposables, OV-kortingen voor deelnemers of het inzetten van biologische, seizoensgebonden catering.

Samen zorgen we ervoor dat een evenement niet alleen leuk is, maar ook een positieve impact maakt.

Inkoop en samenwerking met leveranciers

Voor ons is inkoop een cruciaal onderdeel van de voorbereiding. We kijken naar lokale leveranciers om transport te beperken en naar partners die een milieuvriendelijk beleid hanteren. Waar mogelijk bundelen we krachten om zo veel mogelijk duurzame alternatieven te vinden.

We streven naar een echt partnerschap: niet alleen wij, maar ook onze toeleveranciers en de opdrachtgever werken samen aan een evenement dat sociaal en ecologisch verantwoord is.

Het live event: stappen om de impact te beperken

Als het besluit eenmaal staat dat we een live moment gaan organiseren, is het zaak om daar zo bewust mogelijk invulling aan te geven. We denken na over:

• Vervoer: Hoe stimuleer je carpoolen of treinreizen? Kun je de locatie zo kiezen dat ‘minder reizen’ wordt beloond?
• Catering: Kiezen voor minder (of geen) vlees, kraanwater in plaats van bronwater, live cooking om afval te beperken.
• Afvalscheiding: Een goede inrichting van afvalbakken, het scheiden van restafval en composteerbare producten.
• Energie en techniek: Waar kan LED-verlichting in plaats van ouderwetse spots? Is er een mogelijkheid tot (gedeeltelijke) stroomvoorziening via groene energie? Kan een spreker ook via een livestream aanschuiven om onnodige vliegbewegingen te vermijden?

Door met deze punten rekening te houden, slagen we erin de ecologische voetafdruk van een event aanzienlijk te verkleinen, zonder dat deelnemers aan beleving inboeten. Sterker nog: vaak ervaren gasten het als positief om te zien dat er bewust met de wereld wordt omgegaan.

Tip: Lees ook onze 10 creatieve ideeën en praktische stappen om jouw evenement duurzaam te maken.

Evaluatie en verankering: leren van het moment

Het event an sich is niet de eindstreep. Er komt nog een follow-up waarin we belangrijke inzichten en overwinningen delen. Dat kan een aftermovie zijn, een whitepaper met conclusies, of een online replay van de meest spraakmakende sessies. Door deze herhaling blijft de boodschap hangen en komen mensen sneller in actie.

Meten is weten

We vragen alle stakeholders om feedback: wat ging er goed en waar kunnen we nog verbeteren? Hoeveel kilo afval is er uiteindelijk gescheiden, is er voedselafval geweest en hoeveel CO2 hebben we bespaard door bijvoorbeeld gezamenlijk reizen te stimuleren? Die gegevens nemen we mee naar volgende projecten. Tegelijkertijd houden we ook rekening met de beleving: de meest duurzame aanpak is pas écht geslaagd als mensen ook nog eens enthousiast en geïnspireerd naar huis gaan.

Wij gaan voor langdurige relaties

We geloven dat een duurzame relatie met een opdrachtgever leidt tot effectieve samenwerking op de lange termijn. Zo leren we elkaar beter kennen en weten we van meet af aan welke keuzes prioriteit hebben op het gebied van duurzaamheid. Dat bespaart niet alleen tijd en geld, maar verbetert ook de strategische en creatieve inhoud, wat de impact van ieder nieuw project opnieuw vergroot.

Duurzaamheid binnen East Side

Niet alleen tijdens evenementen, maar ook in ons eigen kantoorleven en wagenpark hebben we duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Zo maken we gebruik van zonnepanelen, dubbele beglazing, groene energie en afvalscheiding, en stappen we gefaseerd over op elektrische auto’s. Ons team is bewust samengesteld met oog voor diversiteit en inclusie, en we investeren in sociale projecten via leerwerkstages en lokale initiatieven.

We stimuleren digitale meetings waar het kan, zodat onnodige reisbewegingen worden beperkt. Bovendien compenseren we de resterende CO2-uitstoot via initiatieven zoals Trees for All: een concreet project waarbij 2500 bomen worden aangeplant. Dit initiatief willen we graag uitbreiden samen met onze klanten, zodat we gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor wat er aan CO2 bij onze projecten vrijkomt.

Waar zit de winst?

Voor ons is duurzaamheid niet simpelweg een rijtje ‘groene’ materialen. Het gaat om bewustwording, samenwerking, inclusie, hergebruik van materialen en slim inzetten van digitale tools om de impact te vergroten. We streven naar een balans tussen een onvergetelijke beleving en een minimale ecologische voetafdruk. Op die manier maken we niet alleen events die mensen raken, maar dragen we ook bij aan een toekomstbestendige wereld.

Ga zelf met onze checklist aan de slag!

Wil je zelf stap voor stap werken aan een groen en verantwoord event? Wij hebben alle maatregelen samengevat in een handige checklist, zodat je die direct kunt inzetten bij je eigen voorbereiding. Of het nu gaat om een bedrijfscongres, een inspiratiemiddag voor collega’s of een groots evenement: met de juiste stappen kun je je impact optimaliseren.

Download de gratis checklist en houd ‘m bij de hand tijdens je volgende eventplannen. Samen maken we evenementen groener, effectiever en toekomstbestendig. Ga jij met ons mee op deze duurzame reis?