Werkplek omtoveren tot tijdelijke eventlocatie

Een jubileumfeest, de opening van een nieuwe fabriek, een familiedag of een ontvangst voor relaties… We merken steeds vaker dat ondernemingen hun evenement op eigen locatie verzorgen. Slim, want gasten zijn zo dicht bij het  product of de dienst waar het om draait én het biedt belastingtechnisch voordelen. Maar vaak is dit ook gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Het verzorgen van een event op de werkplek, in kantoor of in de fabriek vraagt om een professionele aanpak. Vaak moet er opeens nagedacht worden over extra parkeergelegenheid met parkeerbegeleiding, inhuur van tenten, meubilair, catering, techniek, extra water- en elektravoorzieningen, signing, routing en beveiliging. Zaken waar de meeste bedrijven niet dagelijks mee te maken hebben. Bovendien scheelt het tijd als een event professional meewerkt.

Neem nu VMI Group in Epe. Dit succesvolle wereldwijd opererende bedrijf bestaat 70 jaar en dat wordt gevierd. VMI stelde tijdens de leveranciersdag en de familiedag in september hun fabriekshallen open. Zeker de organisatie van een familiedag met maar liefst 4000 gasten had veel voeten in aarde. “Oorspronkelijk wilden we het event volledig in eigen beheer verzorgen. Gedurende de voorbereidingen kwamen we in contact met East Side. We hebben gekozen voor een samenwerkingsconstructie die ons heeft ontzorgd en een professioneel georganiseerd evenement garandeerde. Met een positief gevoel kijken wij en onze medewerkers terug op de familiedag”, aldus Bert Boer, Vice President Global Purchasing & Logistics van VMI Group.

Per project of opdrachtgever kijken we waar behoefte aan is. Wat kan een opdrachtgever zelf, en waar steunen wij? Daarnaast kennen we de Werkkostenregeling goed, en denken we gelijk mee in een “WKR-proof” event. Kunnen we het event zodanig organiseren dat het niet als loon wordt belast, maar onder de nihilwaardering of binnen een gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling valt? Wanneer we in een vroegtijdig stadium betrokken worden, kunnen we voorkomen dat opdrachtgevers achteraf voor financiële verrassingen van de belastingdienst komen te staan.