Congres in Bussum organiseren?

Bespaar jezelf veel tijd en stress

Een congres in je eentje organiseren kan je erg veel tijd en stress kosten. Je moet dan verschillende partijen bellen en mailen om de juiste techniek, materialen en middelen te kunnen bemachtigen. Laat staan dat je misschien niet eens zeker weet welke hiervan het beste bij jouw congres in Bussum passen. Daarbij is de kans groot dat je naast het organiseren van het congres nog andere taken binnen jouw bedrijf hebt. Dit zorgt dat je niet echt de tijd kunt nemen voor het optimaal regelen van alle benodigdheden omtrent congres.

EastSise schiet je hier graag te hulp. Wij nemen alle taken omtrent het congres organiseren op ons. Jij vertelt hoe je het evenement voor je ziet, wat je wensen zijn, welke eisen er gelden en wat het beschikbare budget is. Daarmee stellen we gezamenlijk een plan op. Dat gebruiken we voor het organiseren van je congres in Bussum.

De gasten moeten onder de indruk zijn

Bij een zakelijk evenement zoals een congres moeten de gasten onder de indruk zijn van wat je hebt georganiseerd. Je draagt namelijk een bepaalde boodschap uit. Dit doe je vanuit je bedrijf of organisatie. Degene die te gast is op je evenement koppelt dus zijn of haar bevindingen hiervan aan diens mening over je bedrijf of organisatie.

Een compleet verzorgd congres in Bussum is dus een vereiste om een positief signaal te geven aan de aanwezigen. East Side gaat je daarbij helpen. Bij ons kun je terecht voor alles wat een congres nodig heeft. Denk aan de juiste verlichting, audio-installaties, materialen, aankleding, podiumbouw, vergunningen, content, vastlegging en meer.

Ondersteun het verhaal van de spreker(s)

Als je een congres organiseert heeft dit vrijwel altijd een thema en een boodschap. Je wil hiermee iets overbrengen op de aanwezigen. Dit kan zowel informerend als inspirerend, motiverend of zelfs waarschuwend zijn. Schakel East Side in om het verhaal van de spreker hierbij te versterken. Hoe een verhaal beleeft wordt is niet puur afhankelijk van de woorden die gesproken worden. Ook van invloed is de sfeer op de locatie.

Deze sfeer breng je aan middels de juiste keuzes in onder andere techniek en aankleding. Het podium is bijvoorbeeld een wezenlijk onderdeel. Moet deze op een bepaalde manier worden vormgegeven? Krijgt deze een uitgebreide decoratie? Of houd je het simpel en is een statisch podium voldoende? En wat dacht je van verlichting? Met de juiste kleuren kun je een bepaalde setting creëren. Zo is er rood licht voor gevaar of intimiteit, blauw licht voor ontspanning, geel voor energie en ga zo maar door. Door goed na te denken over de complete sfeer versterk je de boodschap van de spreker.

Bij East Side heb je alles omtrent je congres in Bussum onder één dak

Een congres organiseren kan lastig zijn als je dit helemaal in je eentje moet oppakken. Je moet dan zelf zorgen voor alle benodigde materialen en middelen. Hiervoor bel en mail je meerdere keren per week naar verschillende bedrijven doorheen heel het land. Dit werkt onoverzichtelijk. Daarbij weet je zelf misschien niet precies wat je moet kiezen als je kijkt naar techniek en andere beslissingen. Als klap op de vuurpijl is de kans groot dat jij naast deze taak ook nog andere taken binnen je bedrijf hebt die op je wachten. Je kunt dus niet uitgebreid op zoek naar de beste oplossing voor je congres in Bussum.

East Side brengt daar verandering. Wij treden op als projectmanagementpartner en zullen je de organisatie van het congres desgewenst uit handen nemen. Vanzelfsprekend gaan we samen kijken naar hoe jij het in gedachten hebt. Wat wil je zelf en aan welke eisen en wensen moet het congres voldoen? We kijken daarbij ook naar het beschikbare budget. Vanuit daar stellen we een plan op.

Wij zorgen ervoor dat alles geregeld gaat worden. Je staat alleen met ons in contact. Dit zorgt voor een overzichtelijke communicatie. Geen tientallen verschillende openen lijnen, maar één vaste projectmanagementpartner. Ook voor je administratie is het voordelig. Zo krijg jij alle ideeën, het opgestelde plan, de uitgewerkte planning en de berekende kosten handig in één overzicht. Helemaal nuttig is dit als je je bevindingen tussentijds moest spiegelen met je opdrachtgever, van wie jij de opdracht kreeg om het congres te organiseren. Je kunt door dit overzicht concreet laten zien wat de plannen zijn in Bussum en wat het gaat kosten.

Kies voor de vastlegging van je congres in Bussum

Bij East Side heb je de mogelijkheid om je evenement vast te laten leggen op zowel foto als op video. Je krijgt hierdoor professionele beelden van het evenement. Hierdoor kun je op een later moment terugkijken op een geslaagd congres. De beelden zijn leuk om op te nemen in het archief en om te laten zien aan mensen die verhinderd waren. Maar dat is niet alles.

Je kunt deze beelden fantastisch goed gebruiken om mensen kennis te laten maken met je bedrijf oe merk. Je creëert voor hen een sfeerimpressie. Tevens laat je met beeld zien hoeveel waarde jij hecht aan het verzorgen van je klanten, collega’s, investeerders, stakeholders of welke doelgroep ook maar uitgenodigd was.

Mensen zijn op zoek naar een bepaalde klik met een bedrijf alvorens zij daarmee zaken willen doen. Door de beelden van het congres te laten zien stel je je heel persoonlijk op. De ontvangers krijgen hierdoor feeling met je bedrijf of merk. Ze zijn op zoek naar of jouw bedrijf qua werkwijze, uitstraling, professionaliteit enzovoorts past bij hun verwachtingen. De beelden zijn perfect in te zetten om hen daarin te voorzien. Laat jij ons East Side Bussum aandoen om je te helpen met je congres?