Laat jouw evenement vastleggen op beeld

Foto en video zijn allebei mogelijk

Als je kiest voor het vastleggen van je evenement, heb je uiteraard meerdere keuzes. Eén daarvan is het laten maken van professionele foto’s. Hiervoor huur je een event fotograaf in die verstand heeft van het fotograferen van zowel de sfeerimpressie als de aanwezige gasten. Zo weet je zeker dat je ook met stilstaande beelden naderhand kunt proeven hoe de sfeer op het evenement was.

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om het evenement op video vast te laten leggen. Dit hoeft niet te betekenen dat er een cameraman of -vrouw gedurende het gehele evenement beelden staat te schieten. Het kan erg nuttig zijn als je van tevoren afspreekt dat deze persoon op hoogtepunten van je congres, beurs of ander event het gewenste moment vastlegt. Denk bijvoorbeeld aan een speech, aan een dansmoment of aan een andere bijzondere activiteit die je tijdens het event gepland hebt staan. Ook hier kan via beeld perfect de sfeer worden vastgelegd.

Denk out-of-the-box

Als het past bij de identiteit van jouw bedrijf kun je ervoor kiezen om out-of-the-box te denken. Natuurlijk zijn normale foto’s erg aantrekkelijk. Maar wat dacht je van het gebruiken van polaroidcamera’s? Zo heb je een unieke touch en creëer je op het evenement zelf ook een bijzonder moment. Het is altijd leuk om op deze manier foto’s te maken.

Je kunt er ook voor kiezen om bij de ingang mensen op de foto te laten zetten. Of laat hen in een photobooth kunnen plaatsnemen om zichzelf met hun metgezellen te vereeuwigen. Tevens kun je gaan voor een 360 graden-experience. Met een speciale camera kun je foto’s of (korte) video’s schieten die in panoramastijl gemaakt worden. Extra opvallend!

Laat afwezigen toch nog meegenieten

Een geweldig voordeel van het laten vastleggen van het evenement is dat afwezigen het evenement achteraf toch nog beleven. Wellicht hadden zij op de planning staan om te komen maar waren zij door externe redenen verhinderd. Met behulp van de gemaakte foto’s kunnen zij ook naderhand meepraten over het evenement en worden ze hierin niet buitengesloten.

Deel foto’s online of met de pers

Foto’s en video’s lenen zich perfect voor (online) delen. Het delen kan zowel op social media als met de pers. Je kunt hiermee extra naamsbekendheid genereren en inspelen op het creëren van een band met de ontvanger. Een potentiële klant, investeerder of werknemer krijgt middels deze beelden extra feeling met je bedrijf. Deze kan zien hoe het er bij jullie aan toe gaat. Als hij of zij dit waardeert, maakt dit het voor diegene extra interessant om volgende keer ook eens bij jouw bedrijf te kijken.

Zet kwaliteit op de eerste plaats

Wel is het zaak dat het vastleggen professioneel gebeurt. De kwaliteit van de beelden is behoorlijk van invloed op het imago van je evenement en daarmee ook op het imago van je bedrijf. Zeker als je van plan bent om de beelden te delen met de pers of op social media. Een professionele event fotograaf of cameraman/-vrouw zorgt voor de beste kwaliteit aan beeld. Wazige, over- of onderbelichte en niets toevoegende foto’s en video’s zijn geen aanwinst.

Nieuwe leads of werknemers

Door foto’s en video’s te delen creëer je een transparante omgeving. Dit kan heel erg gewaardeerd worden door bijvoorbeeld werkzoekenden of potentiële klanten. Laat je hen heel erg meeleven met je bedrijf (wie je bent, wat je doet en hoe je dat doet) — en sluit dat aan bij hun gedachtegangen — dan is het veel makkelijker hen tot actie over te halen.

Meerdere manieren voor vastlegging

Er zijn tegenwoordig vele soorten van vastlegging van je evenement mogelijk. Uiteraard is het verstandig om te kijken naar wat jij wilt uitstralen als bedrijf zijnde. Organiseer jij een zakelijk evenement voor gasten van degelijke status dan moet je niet kiezen voor een speelse manier van vastlegging. Of juist wel, als dat het DNA van jouw bedrijf is. We leggen jou hier een aantal voorbeelden voor:

• 360 graden camera’s;
• Vlog;
• Bodycam bij activiteiten;
• Drone;
• Livestream;
• Polaroidcamera’s;
• Photobooth;
• en nog veel meer mogelijkheden…

Kledingvoorschriften fotograaf

Een extra tip is om te zorgen voor kledingvoorschriften voor de event fotograaf. Als jij een chique congres organiseert dan wil je niet dat de fotograaf de zaal binnenloopt met een korte broek en een niet-gestreken shirt. Laat de fotograaf ook altijd weten wat je precies verwacht. Wees hier duidelijk genoeg in en denk niet: “Dat weet hij of zij vast zelf wel”. Zo voorkom je tijdens het evenement en achteraf miscommunicatie.

Extra tip: zet mensen binnen je bedrijf in om hen te betrekken

Hoewel we eerder hebben gezegd dat je de altijd een professional moet inschakelen, is daarop een uitzondering te bedenken. Wellicht heb je binnen jouw bedrijf een aantal stagiairs of medewerkers van je contentafdeling die erg bedreven zijn met het bedienen van een foto- of videocamera. Het kan dan een leuk idee zijn om hen het evenement te laten vastleggen.

Zo betrek je hen nog beter in je bedrijf en houd je de lijntjes kort. Lezen mensen hierover, dan zullen die het extra waarderen dat er eerst intern gekeken wordt naar de mogelijkheden voordat er externe krachten opgeroepen worden. Let er wel op dat je dit alleen doet als je er zeker van bent dat de kwaliteit van de foto’s dan naar behoren zal zijn. Zo kun je met de vastlegging van jouw evenement ook nog gaan scoren met je bedrijf of organisatie.