Voorbeeld van een draaiboek maken voor jouw event

Het maken van een draaiboek geeft overzicht en helpt je om inhoud, doel en uitvoering op elkaar af te stemmen. Bij een beurs, congres of andere bijeenkomst wil je dat alle onderdelen samenkomen en bijdragen aan wat je wilt bereiken. Alles moet kloppen.

Om dat goed te doen, begin je niet meteen met stoelen huren, catering regelen of sprekers boeken. Je moet eerst weten wat je idee is. Waarom organiseer je dit? Wat wil je meegeven? Wil je netwerken op gang brengen, cijfers delen, een team sterker maken, of misschien een nieuwe koers laten zien? Wat het ook is: schrijf het op. Vastleggen is stap één.

Om je op weg te helpen met jouw activiteit of evenement, delen we een overzichtelijk voorbeeld van een draaiboek en hoe zo’n document is opgebouwd.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is de inhoudelijke en logistieke ruggengraat van je event of activiteit. Het laat zien wie wat doet, wanneer dat gebeurt en waar dat aan bijdraagt. Denk aan het programma, contactpersonen, locaties, technische instructies, materialen en timings, maar ook de reden waarom je het zo aanpakt. Een goed draaiboek verbindt het idee achter je event met de uitvoering. Zo blijft iedereen van voorbereiding tot afronding op koers.

Waarom is het maken van een draaiboek belangrijk?

Bij East Side zien we een draaiboek als een strategisch stuk dat je vanaf het begin richting geeft. Je werkt daarmee toe naar iets dat past binnen een groter geheel – een campagne misschien, of een traject dat doorloopt. Het geeft je overzicht en maakt dat alles wat je doet ergens op aansluit. Een goed voorbeeld van een draaiboek helpt je daarbij. En zorgt dat je meteen ziet waar je heen wilt en wat je nodig hebt om daar te komen.

Waar begin je met een draaiboek maken?

Een draaiboek maken begint altijd met het formuleren van het doel en de visie achter een activiteit of event. Denk aan de boodschap die je wilt overbrengen, de beweging die je op gang wilt brengen of de verandering die je wilt ondersteunen. Dit leg je vast in een paar zinnen die scherp en concreet zijn. Daarmee kan tijdens het maken van je draaiboek steeds getoetst worden of alle onderdelen nog passen bij wat je voor ogen hebt.

Voorbeeld van een draaiboek: wat moet er allemaal in?

Het maken van een draaiboek voor een evenement is opgebouwd in logische volgorde. Maar: wat moet er in een draaiboek staan? En welke onderdelen mogen niet ontbreken? Volg ons voorbeeld van een draaiboek maken.

1. Overzichtspagina

De eerste pagina van een draaiboek bevat de titel van het event, de datum, het tijdstip en de locatie. Daaronder staat in één blokje voor wie het evenement bedoeld is en welk doel het heeft. Meestal een korte alinea van drie à vier regels met de context: bijvoorbeeld verbinding tussen afdelingen, kennisdeling of het zichtbaar maken van een koers.

Ook vind je hier een overzicht met kerngegevens:

• Naam van de opdrachtgever

• Namen van de belangrijkste contactpersonen (denk aan sprekers, techniek, productie en locatie)
• Projectnaam of campagnetitel
• Versie en datum van het draaiboek
• Eventuele opmerkingen over het gebruik van het document

De indeling is strak en overzichtelijk, vaak in blokjes of tabellen, zodat je in één oogopslag ziet waar het over gaat en wie waarvoor verantwoordelijk is.

2. Doel en inhoud

Op de volgende pagina in een draaiboek vind je het inhoudelijk uitgangspunt. Wat is het doel van het event? Wat is de hoofdboodschap? En welk thema speelt een centrale rol? Dit wordt kort toegelicht, afgestemd op de doelgroep.

Vaak staat hier ook hoe een evenement zich verhoudt tot andere onderdelen van een bredere campagne of strategie. Bijvoorbeeld: dit is het startmoment van een langer traject, of een inhoudelijke verdieping na een eerdere bijeenkomst.

3. Tijdsindeling/Programma

De tijdlijn van het programma is in een draaiboek vaak opgedeeld in blokken van 15 of 30 minuten. Links staat het tijdstip, gevolgd door het onderdeel, de locatie, de verantwoordelijke en eventuele bijzonderheden. De opmaak is kolomsgewijs, meestal in een 5-koloms tabel:

Wat niet mag ontbreken in deze tijdsindeling:

• Alle inhoudelijke onderdelen (zoals plenaire sessies en presentaties)
• Technische blokken (opbouw, checks, ombouw)
• Ontvangst, pauzes of lunchmomenten
• Verplaatsingen tussen ruimtes of onderdelen
• Wie verantwoordelijk is per blok
• Benodigdheden per moment (materiaal, techniek, ondersteuning)
• De complete opbouw en afbouwplanning

Taken en rollen

In het draaiboek staat ook wie waar verantwoordelijk voor is. Alles vind je overzichtelijk bij elkaar, zodat het team weet wat er van wie verwacht wordt en op welk moment.

De rollen kun je dan groeperen per onderdeel van het event, zoals techniek, ontvangst, begeleiding of productie. Per taak staat een naam, telefoonnummer en vaak ook een korte toelichting: wat moet er gebeuren, op welk moment, en met wie stem je af?

Het werkt als een schakelschema: je ziet wie de techniek aanstuurt, wie de sprekers opvangt, wie verantwoordelijk is voor de catering, en wie het overzicht houdt op de planning. Ook staat er bij wie het aanspreekpunt is bij vragen, last-minute wijzigingen of logistieke afstemming.

Bij grotere events is dit soms uitgesplitst per tijdsblok, zodat duidelijk is wie er tijdens elk onderdeel actief is. Denk aan:

• Techniek: licht, geluid, projectie, regie
• Sprekersbegeleiding: ontvangst, briefing, begeleiding naar podium
• Hospitality: entree, garderobe, registratie, zaalbegeleiding
• Productie: overall coördinatie, aansturing crew en leveranciers
• Catering: afstemming met keuken, aansturing servicepersoneel
• Veiligheid en zorg: EHBO, BHV, aanspreekpunt locatie

De rollen staan meestal in een overzichtelijke tabel met vaste kolommen: tijd, taak, naam, mobiel nummer, eventuele bijzonderheden. In een duidelijk voorbeeld van een draaiboek zie je dan ook direct wie je waarvoor moet bellen.

Locaties en plattegronden

In een goed draaiboek zie je precies hoe de ruimtes zijn ingedeeld. Niet alleen wat waar plaatsvindt, maar ook hoe mensen zich bewegen, waar spullen terechtkomen en welke route het team volgt. Denk aan de hoofdzaal, break-outruimtes, backstage, crewruimte, ontvangst en catering. Elk onderdeel is helder omschreven, vaak ondersteund met een plattegrond of technische tekening.

Wat je in dit onderdeel van het draaiboek vaak ziet, is een overzicht dat de locatie tastbaar maakt:

• Een heldere functie per ruimte: bijvoorbeeld zaal A voor presentaties, zaal B als backstage en zaal C voor workshops
• Visuele routing: hoe deelnemers, sprekers en crew zich verplaatsen tussen de ruimtes
• Tijdsblokken voor opbouw en afbouw, per ruimte benoemd
• Technische voorzieningen per plek: stroompunten, wifi, lichtinval, verduistering
• Ruimte-indeling gecombineerd met plattegronden of technische tekeningen waarin alle zones en functies direct herkenbaar zijn
• Aparte zones voor opslag, crewruimte, catering of ontvangst, met vermelding van gebruik en bereikbaarheid

Techniek en opbouw

Bij evenementen komt techniek altijd samen met planning. Daarom bevat het draaiboek een aparte sectie over alle technische onderdelen. Van lichtplan tot geluidsinstallatie, van microfoons tot camera’s: elk detail staat erin. Je ziet precies wie wat regelt, wat waar opgebouwd moet worden en hoe laat de testmomenten plaatsvinden.

Wat je in deze sectie bijvoorbeeld tegen wilt komen:

• Per onderdeel een visueel of tekstueel overzicht van de technische invulling, afgestemd op de locatie
• Tijdsloten voor opbouwmomenten, checks en repetities, gestructureerd per ruimte
• Namen en contactgegevens van technische aanspreekpunten, gekoppeld aan hun taken
• Inzicht in volgorde en timing van technische onderdelen, zoals lichtwissels of audiotests
• Afspraken of voorkeuren van sprekers of performers die invloed hebben op techniek of opbouw

Callsheet of regiescript

Bij programma’s met veel actie of afwisseling staat er in het draaiboek ook een apart regieschema: een callsheet of script met aanwijzingen per minuut. Hierin staat bijvoorbeeld wanneer iemand opkomt, welk fragment gestart wordt of wanneer het zaallicht uit moet. Dit helpt de regie, techniek en productie om scherp te schakelen tijdens het evenement.

Bijvoorbeeld:

• 09:28 | Cue: zaallicht dimt langzaam | Regie
• 09:30 | Opkomst dagvoorzitter, applaus start | Regie / Audio
• 09:32 | Introvideo start (1:15 min) | Video / Techniek
• 09:33 | Spot aan op podium links | Licht
• 09:34 | Eerste spreker klaarstaan achter podium | Sprekersbegeleiding

Hiermee kan het team seconde voor seconde meebewegen met wat er op het podium gebeurt.

Contactlijst

Helemaal achterin het draaiboek vind je een duidelijk overzicht van alle mensen die meewerken. Van techniek tot catering, van locatiebeheer tot productie: je ziet per persoon wat hun rol is, hoe je ze bereikt en bij welk onderdeel ze horen. Alles staat gegroepeerd, zodat je tijdens het event snel schakelt als dat nodig is.

Zo blijft het draaiboek niet alleen een document, maar een werkbaar overzicht voor iedereen die betrokken is bij de uitvoering.

Van draaiboek naar impact die blijft hangen

Een draaiboek maken voor een activiteit of evenement helpt je om te laten zien wat er gebeurt, wie waar staat en wat er klaar moet liggen. Maar hoe maak je een draaiboek voor een evenement dat écht klopt? Door elk onderdeel te verbinden met het grotere verhaal: niet alleen in planning, maar ook in beleving.

Daar denken we bij East Side vanaf het begin in mee. We bouwen het verhaal op, leggen de lijn vast en zorgen dat elk onderdeel bijdraagt aan het geheel. Of het nu gaat om een compacte sessie of een driedaagse serie, met één spreker of een hele crew: wij verbinden de inhoud met de uitvoering.

Dat doen we met een mix van strategie, creatie en regie. Met oog voor wat werkt en aandacht voor wat het bijzonder maakt. Van het eerste idee tot het moment dat alles samenvalt.

Benieuwd wat East Side voor jouw evenement kan betekenen? Bel of mail gerust. We denken graag mee.

Of kijk eens rustig rond in ons portfolio.

Veelgestelde vragen over een draaiboek maken

• Hoe ziet een draaiboek eruit?

Een draaiboek voor een evenement of activiteit bestaat uit onderdelen zoals het programma, rollen per teamlid, locatie-indeling en contactgegevens. Alles staat overzichtelijk gerangschikt, vaak in tabellen of blokken, zodat iedereen snel ziet wat waar gebeurt.

• Wat staat er in een draaiboek?

In een draaiboek vind je alle informatie over de opbouw, planning, taken, techniek en betrokken personen. Ook de context en doelstelling van het event worden hierin opgenomen, zodat alle keuzes logisch te herleiden zijn.

• Hoe maak ik een draaiboek dat past bij mijn organisatie?

Begin bij het maken van je draaiboek met het doel van je event en werk dit uit in een structuur die aansluit bij hoe jullie samenwerken. Gebruik formats, toon en taal die herkenbaar zijn binnen je organisatie, en stem planning en taken daarop af.