Een medisch congres organiseren: waar moet je op letten?

Een succesvol op maat gemaakt medisch congres organiseren?

Wil jij graag een medisch congres organiseren? Zorg er dan voor dat je dit grondig aanpakt. Op een evenement als dit moet namelijk alles kloppen. De sprekers brengen namelijk zeer belangrijk informatie over op de aanwezigen. Het is belangrijk dat dit professioneel gebeurt en dat de volle aandacht naar het verhaal gaat.

Elk medisch congres is anders en moet op maat georganiseerd worden. Dit klinkt misschien lastig, maar draait vooral om een gedegen voorbereiding. Heb jij al een idee waar en wanneer het evenement gaat plaatsvinden? En zit de vormgeving van de locatie en de te gebruiken technische apparatuur al in je hoofd? Of heb je nog geen plan gemaakt en wil je dit graag in overleg met een professional doen? In beide gevallen kun jij kiezen voor een ervaren projectmanagementpartner.

Van begin tot eind: de voorbereiding van je medisch congres

Een goede voorbereiding is het halve werk. Het is verstandig om hiervoor een organisatieteam samen te stellen. Dit team bestaat uit mensen met verschillende expertises. Verdeel de verantwoordelijkheden van het te organiseren congres in goed overleg. Laat de ene persoon bijvoorbeeld de catering regelen en de andere persoon de sprekers. Zet het teamlid met technische kennis in om de beste materialen te kiezen.

Je kunt er ook voor kiezen om samen te werken met een projectmanagementpartner. Dit is een partij die zich inzet voor het professioneel organiseren van jouw medische congres en vele andere evenementen. Zij weten precies waar een evenement zoals dit aan moet voldoen. Belangrijk is wel dat jij goed kenbaar maakt wat jij graag wil. Elk evenement is uniek en door te vertellen hoe jij het medisch congres voor je ziet kunnen de juiste keuzes gemaakt worden.

Werk de planning uit in een draaiboek

Als je een evenement gaat organiseren is een draaiboek een nuttige tool. Hierin omschrijf je zo gedetailleerd mogelijk wie verantwoordelijk is voor welke taak, wanneer deze taak uitgevoerd moet worden en waar dat gebeurt. Onderschat de waarde van dit element niet. Als je nu het draaiboek tot in de puntjes uitwerkt, heb je op het moment suprême aanzienlijk minder stress. Dit betekent niet dat er niets fout kan gaan: blijf altijd rekening houden met spontane obstakels.

De week van tevoren intensiveer je de werkzaamheden en zorg je ervoor dat je alles van A tot Z hebt geregeld. Ook de immens belangrijke zaken zoals de locatiecheck, de voorraad van de catering en andere zaken mogen niet worden overgeslagen. Zorg er ook voor dat iedereen op de dag van het medisch congres op tijd aanwezig is. Neem met iedere betrokkene het hele plan en het evenement nogmaals door. Gebruik hierbij het draaiboek als handboek. Wijs iedereen op zijn of haar rol en vertel wie het aanspreekpunt is voor bepaalde onderdelen zoals schoonmaak, planning of leveranciers.

De juiste techniek voor jouw medisch congres

Techniek is één van de belangrijkste onderdelen van een congres. Het draait natuurlijk allemaal om de verhalen die door de sprekers worden verteld. Deze zijn zeer belangrijk en alle aandacht moet hierop gelegd worden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het licht in de zaal te dimmen en alleen de spreker in de spotlight te zetten. Zo wordt niemand afgeleid door andere elementen in de zaal.

Een andere mogelijkheid is het verlichten van de zaal met bepaalde verlichting. Door de zaal met lampen een andere kleur te geven, creëer je een speciale sfeer. Dit kan gaan van energiek (geel) of intiem (rood) tot vertrouwd (blauw) en luxe (paars). Je kunt hiermee onbewust het verhaal van de spreker op het podium beïnvloeden en versterken.

Versterk de boodschap op je medisch congres

Met kleur kun je dus beïnvloeden hoe de gasten het verhaal interpreteren. Maar dat versterken kan uiteraard ook door het inzetten van videoschermen waarop een film, een animatie of andere beelden getoond worden. Het is afhankelijk van het verhaal in welke mate dit nodig is. Je moet voorkomen dat een spreker de informatie van de PowerPoint op het scherm oplepelt. Dit is funest voor de concentratie en daarmee de professionaliteit van het verhaal.

Kies voor een memorabel geschenk

Alles is goed verlopen en het medisch congres komt op zijn einde. Je kunt er bij het organiseren voor hebben gekozen om mensen bij het verlaten van de locatie een geschenk te geven. Dit kan in de vorm van een goodiebag, een fles wijn, een waterfles of vele andere vormen zijn. Dit geeft de gasten een aandenken aan de inhoud van het congres, maar ook aan jou als organiserende partij. Tenminste, als je daar ook op inzet. Laat jij tijdens het evenement niet af en toe weten dat jullie het medisch congres organiseren, dan zal jullie naam ook niet blijven hangen. Het kan zijn dat dit ook niet jullie insteek is. Zorg dan dat de afscheidsgeschenken zullen herinneren aan de belangrijke inhoud van de dag of avond.

Communicatie vooraf, tijdens en achteraf

Als jij een medisch congres organiseren gaat, houd dan ook rekening met de communicatie. Dit kent drie fasen: vooraf, tijdens en achteraf. Deze zijn alle drie belangrijk en om goed voorbereid te zijn moet je ze in ieder geval alle drie hebben overwogen.

De eerste fase kenmerkt zich in het promoten van je evenement en het uitnodigen van je gasten. Dit is cruciaal. Zonder deze informatie weten de genodigden niet eens dat er een congres plaatsvindt. Kies de manier die het beste bij jouw doelgroep past. Misschien is een old school uitnodiging via de post wel een goede keuze. Je kies je voor een persoonlijke mail, een pop-up op je website of een post op sociale media? Kijk hoe jij jouw gasten het beste kunt gaan bereiken.

De tweede fase is de communicatie tijdens het evenement. De gasten willen graag weten wat er gaat gebeuren en wat ze kunnen verwachten. Wellicht heb je in de uitnodiging al een tipje van de sluier opgelicht, om mensen warm te maken voor het evenement. Bijvoorbeeld door te zeggen dat een invloedrijke persoon in de medische wereld komt spreken. Nu moet daarbij komen wat de planning van het evenement is. Misschien heb je zelfs meerdere sprekers die op hetzelfde moment op verschillende podia staan. Maak dan duidelijk dat de gasten een keuze moeten maken tussen deze twee. Uiteraard zet je — als daar sprake van is — de verschillende zalen/ruimtes op een plattegrond met een route daarheen. Maak het je gasten zo makkelijk mogelijk.

Een andere manier van communicatie tijdens het evenement is om mensen tijdens de pauze(s) een moment te geven om hun mening op social media te delen met een bepaalde hashtag. Kies hier echter alleen voor als je wilt dat jouw evenement ook online besproken wordt. Als je dit liever niet hebt (door gevoelige informatie bijvoorbeeld) dan moet je hier geen aandacht aan besteden.

Overweeg ook om live communicatie te gebruiken bij het organisatieteam onderling. Als er gasten naar je toe komen met vragen, kun je deze via je oortje meteen doorspelen aan de juiste persoon. Je hoeft dan niet helemaal naar deze persoon te lopen. Door deze manier van communicatie kunnen jullie gedurende het gehele congres in de gaten houden of alles nog volgens het draaiboek verloopt.

De laatste fase is de communicatie achteraf. Bedank de gasten voor hun aanwezigheid. Als je hebt gekozen voor een bedankgeschenk, volstaat hier een persoonlijke e-mail of brief aan de aanwezigen. Je laat het evenement zo nog net een beetje extra leven. Omdat de aanwezigen persoonlijk worden behandeld, bouwen zij een band op met jou als organisator of met het evenement zelf. De kans is hierdoor groot dat zij een volgende keer weer komen.

Ook kun je tijdens het evenement beeldmateriaal maken in de vorm van foto’s en video’s. Deze beelden kun je ook inzetten als communicatie achteraf. Overleg dit altijd goed en zorg ervoor dat je geen mensen op de foto hebt die dit absoluut niet willen. Dit kan door van tevoren kenbaar te maken dat er foto’s en video’s worden gemaakt. De beelden kun je inzetten als sfeerimpressie Of als eventuele ondersteuning van het op je website uitwerken van artikelen over de verhalen van je sprekers. Ook hier geldt: kies hier alleen voor als je wilt dat de inhoud van jouw medisch congres ook openbaar wordt. Laat deze keuze anders links liggen.

Ga altijd voor het hoogst haalbare

Een medisch congres is en blijft een evenement. Mensen zijn er voor uitgenodigd en daarbij ontstaan verwachtingen. Ontbreken er verschillende elementen aan je congres doordat je het gematigd hebt voorbereid? Dan zullen de gasten — en de sprekers — dit zeker merken. Richt daarom altijd je pijlen op het best denkbare resultaat. Bereid alles tot in de puntjes voor tot je zeker weet dat alles pico bello in orde is. Een samenwerking met een projectmanagementpartner is hierin ook een goede keuze. Hierdoor weet jij zeker dat je hulp krijgt van een partij die ervaren is het organiseren van congressen en andere events. Zorg dat je een onvergetelijk medisch congres gaat organiseren.